هوش تجاری (BI) در شیرپوینت
هوش تجاری چیست؟
هوش تجاری یا BI که مخفف عبارت Business Intelligence است به کلیه فرایندهایی گفته می شود که داده های خام ورودی را که از منابع مختلف جمع آوری شده اند ، یکپارچه ،استاندارد سازی و منظم کرده و در قالب گزارشات و داشبوردهای مدیریتی زیبا ، جذاب ، کاربر پسند ، کاربردی ، قابل فهم و سهل الوصول ارائه دهد.
به نحوی که کاربر بتواند با چند کلیک ساده تمام اطلاعاتی که مد نظر دارد را به سادگی و در کمترین زمان ممکن دریافت کند و بتواند در سریعترین زمان ممکن ، درستترین و به موقع ترین تصمیمات را اتخاذ نماید.
اهمیت استفلاده از هوش تجاری اساساً این مکانیزم به این دلیل هوش تجاری نامیده شده است که مدیران سازمان را قادر می سازد تا با بالاترین سرعت و بیشترین دقت ، اطلاعات لحظه ای سازمان خود را رصد کنند و این یعنی هوشمندی بالاتر که می تواند به عنوان یک مزیت رقابتی بسیار بزرگ برای سازمان به شمار رود.
اگر زمانی داشتن پول ، تجهیزات ، نیروی انسانی و امثال اینها نشانه قدرت بود ، حالا داشتن اطلاعات دقیق و به لحظه ، نشانه قدرت است.
امروزه علوم Big Data (داده های انبوه) ، Data Mining (داده کاوی( و BI (هوش تجاری( به قدری گسترش یافته اند که به کمک آن ، تیم ملی فوتبال آلمان قهرمان جام جهانی ۲۰۱۴ می شود و سازمان های بسیاری هوشمند و چابک.
تفاوت های هوش تجاری با گزارش دهی ساده:
۱٫ گزارشات غالباً روی حجم وسیعی از داده ها تمرکز دارند و با فرمت های مشخص همانند گزارشات دوره ای (روزانه ، هفتگی ، ماهانه و سالانه) هستند اما بر خلاف آن ، هوش تجاری کاملاً روی خلاصه سازی داده ها در سطوح مدیریتی و با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) ها تمرکز دارد.
۲٫ گزارشات به صورت تخت ، غیر قابل تغییر و آماده برای پرینت بر روی کاغذ هستند و اما برخلاف آن جذابیت هوش تجاری به این دلیل است که کاربر با استفاده از اجزا و عناصر موجود در یک داشبورد.
مانند انواع و اقسام نمودارها (Chart) ، کارت ها (Card)، نوار های زمانی (Time Line) ، کاشی ها (Tile) ، اسلایسرها (Slicer) و سایر اجزا می تواند به هر میزان که بخواهد با چند کلیک ساده به اطلاعات مد نظر خود دست پیدا کند.
۳٫ گزارشات ، اغلب روی یک موضوع خاص از سازمان تمرکز دارند ، اما هوش تجاری ، سازمان را به عنوان یک کل منسجم نگاه می کند و این یعنی یکپارچگی به معنای واقعی و دوری کردن از سیستم های جزیره ای که این سیستم های جزیره ای امروزه یکی از بزرگترین موانع عدم پیشرفت چشمگیر سازمان ها می باشند.
حالا اجازه دهید تا مطلب بالا را با ارائه مثالی شفاف تر بررسی کنیم:
فرض کنیم یک جدول یا لیستی از پرسنل یک سازمان را داریم که در آن نام ، تاریخ تولد ، استان و شهر محل تولد ، میزان تحصیلات ، رشته تحصیلی و داده های دیگر پرسنل را در اختیار داریم.
از طرفی جدول یا لیستی را در اختیار داریم که در آن میزان بهره وری هر کدام از این پرسنل در دوره های زمانی مشخص ثبت شده است.
بسیار خوب ، حالا اگر در این صورت مسأله بخواهیم از سیستم گزارش دهی ساده گزارشی را بگیریم چه گزارشی را می توانیم بگیریم؟
خوب احتمالاً در حوزه منابع انسانی یک جدول کامل خواهیم داشت از تمام مشخصات پرسنل به اضافه محاسبه داینامیک سن پرسنل با توجه به تاریخ تولد و تاریخ جاری ؛ و شاید در بهترین حالت ، نمواردارهایی دایره ای (Pie Chart) داشته باشیم که به ما بگوید میزان پراکندگی پرسنل در استان های و شهرهای مختلف چگونه است یا مثلاً در هر بازه سنی یا با سطوح مختلف تحصیلات چه میزان پرسنل وجود دارد .
همینطور در بخش بهروه وری پرسنل هم یک نمودار خواهیم داشت که میزان بهره وری هر کدام از پرسنل در جلوی اسم آنها دیده خواهد شد.
و اما حالا هوش تجاری ؛ اگر بخواهیم با داده هایی که در اختیار داریم یک داشبورد مدیریتی در قالب هوش تجاری داشته باشیم چه کار باید بکنیم.به این پاسخ لطفاً توجه کنید:
در وهله اول در مرکز صفحه گزارشمان یک چارت از هرنوعی که بخواهیم می توانیم داشته باشیم مثلاً Column ، Bar ، Pie یا انواع و اقسام چارت های متنوع جدید تر که در این چارت ، میانگین درصد بهره وری کلیه پرسنل در تمام ادوار زمانی دیده می شود یعنی فقط یک عدد مشخص مثلاً ۳۴% ، حالا آیا به همین بسنده می کنیم؟ قطعاً خیر
در دومین بخش از خاصیت Drill Down استفاده می کنیم و کاربر با کلیک روی نمودار می تواند میانگین بهره وری را در دپارتمان های مختلف سازمان ببیند و با هم مقایسه کند ، همینطور مجدداً با کلیک روی نمودار مربوط به هر نمودار حالا می تواند میانگین بهره وری هرکدام از پرسنل را در همه ادوار زمانی ببیند.
حال می رسیم به بخش سوم ، Time Line یا نوار زمانی ؛ از طریق این ابزار در زیر نمودار کاربر می تواند با جابجا کردن نوار زمانی ، در هر دوره زمانی که مایل است بتواند میزان بهره وری سازمان ، دپارتمان ها و اشخاص را مشاهده کند.
اما چهارمین بخش و Slicer ها و فیلترینگ پیشرفته بر اساس آنهاست و حالا اینجا جایی است که به خوبی مفهوم یکپارچگی در BI دیده می شود.
همانطور که گفته شد هدف ما دیدن همه ابعاد سازمان به صورت یک کل یکپارچه در کنار هم است یعنی مثلاً استفاده هوشمندانه از داده های منابع انسانی در بخش سنجش بهره وری!
تا اینجای کار کاربر اطلاعات مفیدی کسب کرده است ، میزان بهره وری کل سازمان ، تک تک دپارتمان ها و تک تک پرسنل در همه ادوار زمانی ، اما این پایان کار نیست و حالا زمان هوشمندی بیشتر است.
کاربر ما که به فرض یک مدیر تصمیم ساز است دوست دارد بداند میزان بهره وری در متولیدن کدام استان ها بالاتر است؟ ترک ها ، کردها یا لرها ؟ همینطور در کدام بازه سنی ؟ جوان ها یا میانسال ها یا مسن ها؟ همینطور با کدام سطح از تحصیلات؟ دیپلمه ها بهره وری بالاتری دارند یا لیسانسه ها؟
حالا فکر کنید که به این بخش سوابق پاداش یا تنبیه کارکنان هم اضافه شود. آیا پاداش ، تاثیر بهتری در افزایش بهره وری دارد یا تنبیه ؟ ممکن است با آنالیز حساسیت به این نتیجه برسیم که مثلاً به طرز محسوسی دیپلمه ها با تنبیه ،بهروری بالاتری به دست می آورند و لیسانسه ها با پاداش یا بالعکس.
حالا حتی می توانیم از همه این مورد هم پا فراتر بگذاریم و از داده های خارجی استفاده کنیم و ببینیم که با BI چه معجزاتی می توانیم بکنیم.
یک نمونه از داده های خارجی مثلاً قیمت دلار هست. حالا اگر در یک نمودار Trend یا روند در بستر زمان ببینیم که کاهش و افزایش نرخ دلار در طول زمان چه تاثیری بر میزان هزینه و درآمد ها و نهایتاً سود دهی سازمان داشته گزارش جذابی نیست؟
در بخش بعد باز هم می توانیم جذابیت داشبورد را بالاتر ببریم و از نقشه (Map) استفاده کنیم.مثلاً جایی که می خواهیم کاربر ، استان یه شهر محل تولد را انتخاب کند می تواند این کار را از روی نقشه انجام دهد یا اصلا تمام اعداد مربوط به درصد بهره وری را بر روی نقشه مشاهده کند.
شیرپوینت چیست؟
مایکروسافت شیرپوینت، یک بستر نرم افزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه شده است. اولین نسخه از شیرپوینت در سال ۲۰۰۱ منتشر شد. نسخه‌های ابتدایی شیرپوینت بیشتر برای کاربردهایی نظیر مدیریت محتوا و مدیریت اسناد مورد استفاده قرار می گرفت اما قابلیتهای قابل توجه متعددی به نسخه های اخیر شیرپوینت اضافه شده است.
شیرپوینت شامل مجموعه‌ای از تکنولوژی‌های چند منظوره تحت وب است که بر روی یک ساختار فنی قوی قرار گرفته است. به صورت پیش فرض رابط کاربری شیرپوینت مشابه مایکروسافت آفیس است و یکپارچگی بالایی با مجموعه آفیس دارد. ابزارهای تحت وب شیرپوینت به گونه‌ای طراحی شده است که توسط کاربر غیر فنی قابل استفاده باشد. شیرپوینت بستر مناسبی برای راهکارهایی چون پورتال داخلی ، مدیریت فایل ها و اسناد ، تعاملات تیمی ، شبکه های اجتماعی ، اکسترانت ، وب سایت ها ، جستجوی سازمانی و هوش تجاری می‌باشد. علاوه بر این شیرپوینت قابلیت یکپارچه سازی سیستمها، یکپارچه سازی فرآیندها و اتوماسیون گردش کارها را فراهم می‌کند.
اکثر برنامه‌های کاربردی سازمانی مانند بسته‌های نرم‌افزاری ERP و CRM قابلیت‌هایی را برای یکپارچه شدن با شیرپوینت ایجاد کرده‌اند.
هوش تجاری در شیرپوینت
شیرپوینت علاوه بر اینکه بستری مناسب برای پرتال سازمانی است ، بستری مناسب برای پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی و همچنین هوش تجاری نیز می باشد.
جذابیت هوش تجاری در شیرپوینت این است که می تواند از منابع اطلاعاتی (Data Source) بسیاری مانند کلیه لیست های شیرپوینتی ، View های SQL Server ، فایل های اکسل ، فایل های اکسس ، سایت های اینترنتی و سایر منابع استفاده کند.
انواع ابزارهای هوش تجاری در شیرپوینت به شرح زیر است :
۱٫ Excel Service
این ابزار ، این امکان را در اختیار ما قرار می دهد که از طریق وب پارت Excel Web Access بتوانیم هر تعداد Sheet یا Object از فایل اکسلی که داریم را در صفحات شیرپوینتی به نمایش بگذاریم مانند انواع جداول ، تصاویر ، شکل ها ، نمودارها ، جداول پاشنه ای (Pivot Table ها( و هر آنچه که قادر به ایجاد آن در یک فایل اکسل هستیم.
اما چون هدف اصلی ، ایجاد گزارش مبتنی بر داده های جمع آوری شده در لیستهای شیرپوینتی است ، می توان با ایجاد یک کوئری از لیستهای شیرپوینتی در SQL Server و ایجاد Connection در فایل اکسل ، انواع و اقسام گزارشهای مرتبط با لیستهای شیرپوینتی را ایجاد نمود.
۲٫ SSRS
گزارش سازی با استفاده از SSRS که مخفف عبارت SQL Server Reporting Service است همانطور که از نامش هم پیداست مبنتی بر جداول ، Query ها ، View ها ، Cube ها و سایر عناصر اطلاعاتی در SQL می باشد و از طریق نرم افزار Report Builder انجام می شود که امکاناتی نظیر جداول ، چارت ها ، جداول پاشنه ای ، فیلترها و برخی امکانات دیگر را جهت گزارش سازی در اختیار کاربر قرار می دهد.
این سرویس هم از طریق وب پارت مخصوص به خود در صفحات شیرپوینتی به نمایش در می آید.
۳٫ Performance Point
این ابزار هم از طریق فعال کردن Performance Point Service در اختیار کاربر قرار می گیرد و به وسیله آن می شود گزارشات مختلف در کنار هم را به عنوان یک داشبورد ایجاد کرد و در سایت BI Center شیرپوینت به نمایش گذاشت.
۴٫ Power View
Power View به عنوان یکی از بهترین ابزارهای هوش تجاری شناخته شده است.
Power Pivot و Power View هر دو Add On های اکسل هستند که در واقع Power Pivot وظیفه ساخت نما از طریق ایجاد ارتباط بین جداول مختلف از منابع اطلاعاتی مختلف را بر عهده دارد و وظیفه Power View هم ساخت گزارش بر مبنای نمای ایجاد شده در Power Pivot می باشد.
در Power View علاوه بر جداول و نمودارها ،ابزارهای جذابی نظیراسلایسر ها ، کاشی ها ، نوارهای زمانی و عددی ، فیلترینگ سلسله مراتبی و ... در اختیار کاربر قرار می گیرد.
گزارشات و داشبوردهای ساخته شده در این قسمت از طریق Power Pivot Gallery در صفحات شیرپوینتی قرار می گیرند.
۵٫ Power BI
جدیدترین محصول شرکت مایکروسافت در حوزه هوش تجاری Power BI می باشد.
Power BI یک نرم افزرار تخصصی در زمینه ساخت داشبوردهای هوش تجاری است و امکانات بی نظیر و جذابی هم به لحاط محتوایی و هم به لحاظ گرافیکی در آن وجود دارد ، اما اهمیت ویژه این ابزار این است از بانکهای اطلاعاتی فوق العاده متنوعی از جمه لیستهای شیرپوینتی میتواند داده را فراخوانی کند ، بین جداول ارتباط برقرار کند و به صلاحدید کاربر فیلدهای سفارشی ایجاد نماید.
در حال حاضر داشبوردهای ساخته شده در Power BI را می توان از طریق لینک در صفحات شیرپوینت و SharePoint Online قرار داد.
جمع بندی
شیرپوینت می تواند به عنوان یک بستر قوی به منظور پیاده سازی یک سیستم اطلاعاتی در یک سازمان مورد استفاده قرار گیرد و با توجه به سیستم مجوز دهی پیشرفته ای که در آن وجود دارد می توان از طریق هوش تجاری ، برای هر گروه از کاربران گزارشی درخور آن گروه را تهیه نمود و در اختیارش گذاشت.
به عنوان مثال در یک سازمان هزار نفره ، مدیر ارشد سازمان لزومی نمی بیند که ساعت های ورود و خروج یک کارمند جزء را کنترل کند ، اما همین مدیر ارشد می تواند از طریق یک شاخص کلیدی عملکرد در عرض چند ثانیه میزان نظم پرسنل سازمانش را متوجه شود و همینطور بالعکس آن کارمند جزء هم اساساً نباید گزارشات مدیریتی را ببیند ، اما حتماً باید از میزان دریافتی و عملکردش در سازمان آگاه باشد.
به این ترتیب با به کارگیری هوش تجاری در شیرپوینت ، یک سازمان متوسط به راحتی می تواند به یک سازمان هوشمند و پیشرو تبدیل شود.
