به مرور زمان در سازمان‌ها و شرکت‌ها اطلاعات و محتوای ساخت‌نایافته زیادی که شامل اسناد کاغذی، فایل‌های متنی، اکسل، پاورپوینت، نقشه‌ها، تصاویر، صفحات وب، فیلم‌ها و .. به وجود می‌آید. حجم این محتواها به طور تصاعدی در حال افزایش است. ویژگی این‌گونه از اطلاعات، ساختارنایافته بودن، نامنظم بودن و فقدان کنترل و مدیریت بر آنها می‌باشد که امکان بهره‌گیری مناسب و موثر از این دارایی‌های ارزشمند را مشکل می‌سازد. پژوهش‌ها نشان می‌دهد که نزدیک به ۸۰% اطلاعات و محتوای سازمانی ساخت‌نایافته هستند و این اطلاعات و محتوا مدیریت نشده باقی می‌مانند. یکی از راهکارهای کلیدی برای حل این مسئله بکارگیری راهکار مدیریت محتوای سازمانی است. راهکار مدیریت محتوای سازمان دربرگیرنده ابزارها و فناوری‌هایی است که ایجاد، مدیریت، ذخیره، بایگانی، نمایش و ارائه اطلاعات، اسناد و محتوای مرتبط با فرآیندهای سازمانی را مدیریت می‌نمایند. این ابزارها و فناوری ها مدیریت محتوا و اطلاعات وابسته به فرایندهای سازمان، اعم از ساختارمند و غیرساختارمند را امکان‌پذیر می‌سازد. توانایی‌های مدیریت محتوای سازمان ترکیبی از توانایی‌های سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی، سیستم‌های مدیریت محتوا و همچنین گروه‌افزارها و ابزارهای تعاملی می‌باشد، ضمن آنکه قابلیت مدیریت کامل چرخه مدیریت محتوا را برای انواع مختلف محتوا دارا است. راهکار مدیریت محتوای سازمانی پاسخگوی طیف گسترده و متنوعی از نیازهای کسب‌وکار و سازمان‌ می‌باشد (شکل زیر). لذا در نخستین گام لازم است تا نیازهای کسب‌وکار شناسایی شده و پس از تحلیل و اولویت بندی آنها، راهکار مدیریت محتوا طراحی شود.