اتوماسیون اداری با مایکروسافت CRM
امروزه اتوماسیون اداری یکی از نیازهای اصلی سازمان‌ها، موسسات و شرکتها است.
به شکل روزافزونی مدیران علاقه‌مند می‌شوند تا از امکانات آی‌تی به منظور بهبود اتوماسیون فرآیندهای خود استفاده کنند و از این طریق کارایی واحدهای خود را افزایش دهند.
آنها سیستم ایده‌آلی را تصور می‌کنند که سازمان کلیه‌ی کارهای روزانه‌ی خود را از طریق آن انجام می‌دهد. اما این سیستم ایده‌آلی واقعا چیست؟
شما به اتوماسیون اداری وارد می‌شوید و در آنجا فهرستی از کارهای خود را دریافت می‌کنید.
این کارها ممکن است از جنس نامه‌هایی باشد که برای شما ارسال شده است، ممکن است وظایف شما در چارچوب فرآیندهای سازمانی باشد و یا ممکن است یک قرار ملاقات و یا حتی یک تماس تلفنی باشد.
شما می‌توانید با کمک سیستم اتوماسیون اداری کارهای روزانه‌ی خود را انجام دهید. به نامه‌ها پاسخ دهید، وظایف خود را انجام داده و نتایج را گزارش کنید.
همچنین شما می‌توانید از طریق سیستم اتوماسیون اداری، کارهای آتی خود و یا همکاران خود را برنامه‌ریزی کنید. شما می‌توانید کارهای هفته‌ی آینده خود را برنامه‌ریزی کنیدف قرارهای ملاقات خود را تنظیم کنید و یا برای همکاران خود وظایف جدیدی ایجاد کنید.
نیازمندی‌های سیستم اتوماسیون اداری بنا به تعریفی که از سیستم اتوماسیون اداری ارائه شد، لازم است چنین سیستمی امکانات خاصی را فراهم سازد این امکانات عبارتند از:
فرم‌های سازمانی:
برای پیاده‌سازی فرآیندهای سازمانی طبیعتا لازم است فرم‌های مرتبط با آن پیاده‌سازی شوند. از اینرو لازم است سیستم اتوماسیون اداری قابلیت‌های مناسبی برای ایحاد و مدیریت فرم‌های سازمانی در اختیار قرار دهد.
از طرفی برای نگهداری اطلاعات فرم‌ها لازم است، سیستم بتواند بانک اطلاعاتی منعطفی را ارائه کند تا بتوان اطلاعات فرم‌ها را روی آن ذخیره کرد.
به این ترتیب لازم است سیستم اتوماسیون اداری در ابتدا مدلی برای توسعه‌ی بانک اطلاعاتی داشته باشد که بتواند در مدل‌سازی ساختارهای اطلاعاتی لازم در فرم‌ها بکار برده شود. پس از آن لازم است محیطی برای طراحی فرم‌ها بر اساس این داده‌های سازمانی را ارائه کند.
همچنین سیستم بایستی امکانات مناسبی برای تنظیم گزارش‌های لازم را داشته باشد.
مدیریت وظایف سازمانی:
هسته‌ی اصلی سیستم اتوماسیون اداری، مدیریت وظایف سازمانی است. سیستم بایستی بتواند روش مناسبی جهت ثبت، برنامه‌رزی، پیگیری و ارجاع کارهای سازمانی را ارائه کند.
سیستم بایستی مفهوم کارتابل را به خوبی فراهم سازد تا از طریق آن کاربران بتوانند براحتی کارهای مربوط به خود را دریافت کرده و از طریق آن گزارش فعالیت‌های انجام شده را ارسال کنند.
همچنین سیستم بایستی روش مناسبی برای برنامه‌ریزی کارهای آتی را در اختیار قرار دهد تا توسط آن پرسنل سازمان بتوانند کارهای آتی خود و یا سایر همکاران خود را برنامه‌ریزی کنند.
مکاتبات:
بخش عمده‌ای از فعالیت‌های سازمانی از طریق مکاتبات صورت می‌گیرد. مکاتبات ممکن است از طریق نامه، فکس، ایمیل و یا پیامک صورت بگیرند. لازم است سیستم اتوماسیون اداری بتواند امکانات مناسبی جهت ثبت و پیگیری این مکاتبات ارائه کند.
مدیریت فرآیندها و گردش‌کارها:
هدف اصلی سیستم اتوماسیون اداری، اتوماسیون فرآیندهای سارمانی است. از اینرو لزوم فراهم آوردن امکانات مناسب جهت پیاده‌سازی فرآیندهای سازمانی از الزامات اصلی سیستم محسوب می‌شود. امکان تعریف گردش‌کارها و مدیریت آنها بر اساس فرم‌های سازمانی نیازمندی اصلی سیستم‌های اتوماسیون اداری محسوب می‌شود.
ساختار سازمانی:
طبیعتا پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری بدون توجه به ساختار سازمانی و نقش افراد در این ساختار امکان‌پذیر نخواهد بود. به این ترتیب لازم است سیستم روش مناسبی برای معرفی و مدیریت ساختار سازمانی را معرفی کند.
اتصال با سایر سیستم‌ها:
برای آنکه پرسنل سازمان بتوانند به شکل موفقیت آمیزی از امکانات سیستم اتوماسیون اداری در راستای انجام کارهای خود بهره‌مند شوند لازم است این سیستم امکانات مناسبی جهت اتصال و برقراری ارتباط با سایر سیستم‌های سازمانی را فراهم سازد.
به خصوص سیستم اتوماسیون اداری بایستی بتواند امکانات مناسبی جهت توسعه‌ی ابزارهای لازم برای این اتصال را فراهم کند. سیستم بایستی سرویس‌های منابسی جهت برنامه‌سازی، همگام‌سازی، را فراهم کند. همچنین سیستم بایستی انواع رویدادهای سیستمی را جهت پردازش‌های بعدی پشتیبانی کند.
اتصال با پورتال سازمانی:
از جمله نیازمندی‌های اصلی اتصال با سایر سیستم‌ها، نیاز اتصال سیستم اتوماسیون اداری با پورتال سازمانی است.
اتصال اتوماسیون اداری با پورتال سازمانی به عنوان ابزاری که ارتباط بین کاربران و سیستم‌های عملیاتی را تسهیل می‌کند اجتناب‌ناپذیر خواهد بود.
از اینرو سیستم اتوماسیون اداری بایتسی بتواند اتصال‌های مناسبی با ابزارهای متداول توسعه‌ی پورتال‌های سازمانی تظیر مایکروسافت شیرپوینت فراهم کند.
امکانات مایکروسافت سی‌آر‌ام در خصوص سیستم اتوماسیون اداری:
با توجه به امکاناتی که لازم است یک سیستم اتوماسیون اداری داشته باشد، در این بخش چگونگی فراهم آوردن این امکانات در مایکروسافت سی‌آر‌ام بررسی می‌شود.
این امکانات عبارتند از:
۱٫ مکاتبات:
امکان ثبت مکاتبات به عنوان نوعی از قعالیت‌ها از امکانات اولیه‌ی مایکروسافت سی‌آر‌ام است. جدای از امکان ثبت انواع مکاتبات نظیر نامه، فکس و ایمیل سی‌آر‌ام با ارائه‌ی مفاهیمی نظیر "اشخاص" و "شرکتها" امکان ثبت مکاتبات در پرونده‌ی اشخاص و سازمان‌ها را فراهم می‌کند. همچنین سی‌آر‌ام مفاهیمی نظیر ارجاع مکاتبات را به خوبی پشتیبانی می‌کند.
۲٫ مدیریت وطایف سازمانی:
مایکروسافت سی‌آر‌ام به خوبی مفاهیم ثبت، برنامه‌ریزی و ارجاع وظایف سازمانی را پوشش می‌دهد. کاربران می‌توانند فعالیت‌هایی از جنس وظیفه، قرار ملاقات، تماس تلفنی، نامه و... را ایجاد و برنامه‌ریزی کنند. همچنین اشخاص از طریق کارتابل خود می‌توانند وظایف خود را دریافت کنند.
۳٫ فرم‌های سازمانی:
امکانات سفارشی‌سازی در مایکروسافت سی‌آر‌ام به خوبی امکان ایجاد موجودیتهای جدید اطلاعاتی و همچنین ایجاد فرم‌های سازمانی بر اساس این موجودیت‌ها را ارائه می‌کند. بر اساس این مدل اطلاعاتی کاربران می‌توانند انواع فرم‌های سازمانی را ایجاد و مدیریت کنند.
۴٫ مدیریت گردش‌کارها:
مایکروسافت سی‌آر‌ام بر اساس موتور گردش‌کار مایکروسافت (Workflow Foundation) می‌تواند برای پیاده‌سازی گردش‌کارها بکار برده شود. امکانات مایکروسافت سی‌آر‌ام در زمینه‌ی ایجاد و مدیریت گردش‌کارها پیاده‌سازی کامل فرآیندهای سازمانی را ممکن می‌سازد.
۵٫ ساختار سازمانی:
مایکروسافت سی‌آر‌ام تمامی امکانات لازم برای معرفی واحدهای سازمانی، نقش‌های سازمانی و تنظیم‌های امنیتی مربوطه را فراهم می‌کند.
۶٫ اتصال به سایر سیستم‌ها:
مایکروسافت سی‌آر‌ام دارای مدل و ابزار کاملی برای توسعه است. این ابزار می‌تواند برای اتصال این سیستم به سایر سیستم‌های سازمانی مورد استفاده قرار گیرد.
علاوه بر این امکانات سایر ویژگی‌ها و امکانات مایکروسافت سی‌آر‌ام می‌تواند در توسعه‌ی سیستم‌های اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار گیرد.
این امکانات عبارتند از:
۱٫ اتصال با اکتیو دایرکتوری:
اتصال با اکتیو دایرکتوری مدیریت کاربران در سیستم را بسیار ساده و متمرکز می‌کند.
۲٫ اتصال با شیرپوینت:
اتصال سی‌آر‌ام و شیرپوینت امکانات منحصر به فردی در جهت ارتقاء امکانات سیست اتوماسیون اداری بر اساس امکانات شیرپوینت فراهم می‌سازد.
۳٫ اتصال با کامیونیکیشن سرور:
از طریق اتصال با کامیونیکشین سرور، امکانات منحصر به فردی نظیر استفاده از امکانات تلفنی در سیستم اتوماسیون اداری فراهم می‌شود.
۴٫ اتصال با اوت‌لوک:
از طریق اتصال با اوت‌لوک کاربران می‌توانند از تمامی ویژگی‌های رابط کاربر اوت‌لوک در ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری بهره‌مند شوند.
۵٫ مدیریت ارتباط با مشتریان:
به هرحال مایکروسافت سی‌آر‌ام یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان است، به این ترتیب می‌تواند علاوه بر سیستم اتوماسیون اداری کاربردهای تخصصی در بخش‌های بازاریابی، فروش و خدمات را ارائه کند.
۶٫ موجودیتهای از پیش‌تعریف شده:
مجموعه‌ای از موجودیتهای از پیش تعریف شده نظیر "اشخاص، شرکتها، کالا، سفارش، پیش‌فاکتور و ده‌ها مورد دیگر می‌تواند توسعه‌ی سیستم‌های اتوماسیون را تسریع کند.
متن مقاله به صورت PDF
