راه‌کارها
راه‌کاری جامع برای ایجاد، مدیریت، ذخیره، بایگانی، نمایش و ارائه اطلاعات، اسناد و محتوای مرتبط با فرآیندهای سازمانی

به مرور زمان در سازمان‌ها و شرکت‌ها اطلاعات و محتوای ساخت‌نایافته زیادی که شامل اسناد کاغذی، فایل‌های متنی، اکسل، پاورپوینت، نقشه‌ها، تصاویر، صفحات وب، فیلم‌ها و .. به وجود می‌آید. حجم این محتواها به طور تصاعدی در حال افزایش است. ویژگی این‌گونه از اطلاعات، ساختارنایافته بودن، نامنظم بودن و فقدان کنترل و مدیریت بر آنها می‌باشد که امکان بهره‌گیری مناسب و موثر از این دارایی‌های ارزشمند را مشکل می‌سازد. پژوهش‌ها نشان می‌دهد که نزدیک به 80% اطلاعات و محتوای سازمانی ساخت‌نایافته هستند و این اطلاعات و محتوا مدیریت نشده باقی می‌مانند. یکی از راهکارهای کلیدی برای حل این مسئله بکارگیری راهکار مدیریت محتوای سازمانی است. راهکار مدیریت محتوای سازمان دربرگیرنده ابزارها و فناوری‌هایی است که ایجاد، مدیریت، ذخیره، بایگانی، نمایش و ارائه اطلاعات، اسناد و محتوای مرتبط با فرآیندهای سازمانی را مدیریت می‌نمایند. این ابزارها و فناوری ها مدیریت محتوا و اطلاعات وابسته به فرایندهای سازمان، اعم از ساختارمند و غیرساختارمند را امکان‌پذیر می‌سازد. توانایی‌های مدیریت محتوای سازمان ترکیبی از توانایی‌های سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی، سیستم‌های مدیریت محتوا و همچنین گروه‌افزارها و ابزارهای تعاملی می‌باشد، ضمن آنکه قابلیت مدیریت کامل چرخه مدیریت محتوا را برای انواع مختلف محتوا دارا است. راهکار مدیریت محتوای سازمانی پاسخگوی طیف گسترده و متنوعی از نیازهای کسب‌وکار و سازمان‌ می‌باشد (شکل زیر). لذا در نخستین گام لازم است تا نیازهای کسب‌وکار شناسایی شده و پس از تحلیل و اولویت بندی آنها، راهکار مدیریت محتوا طراحی شود.


موارد کاربرد

سازمان‌ها با بکارگیری مناسب و موثر سیستم راهکار مدیریت محتوا به مزایا و فواید گوناگونی دست می‌یابند. اگر چه این مزایا منوط به دامنه و نیازمندی‌های سازمان‌ها در زمینه مدیریت محتوا می‌باشد، اما مزایای عمومی زیر را می‌توان از پیاده‌سازی راهکار مدیریت محتوای سازمان انتظار داشت:

  • دسترسی سریع و آسان به مستندات و محتوای سازمانی از طریق جستجو
  • حفظ سوابق مستندات
  • تسهیل اشتراک اطلاعات و اسناد
  • اعمال مدیریت بر مستندات و محتوای سازمانی
  • ساختارمند کردن دانش سازمانی
  • به‌روزرسانی سریع و آسان اطلاعات
  • امکان تهیه نسخه‌های پشتیبان و بازگرداندن سریع اطلاعات
  • امکان اعمال سطوح دسترسی از پیش تعیین شده برای مستندات
  • امکان تعریف فرایندهای تائید/رد بر روی مستندات
  • امکان آمارگیری از میزان استفاد از مستندات مختلف
  • افزایش امنیت اطلاعات
  • امکان مدیریت ویرایش مستندات

توصیف

  • Microsoft Solution Framework (MSF)

 چارچوب/متدولوژی

متدولوژی بایستی تهیه شود.

ابزارها / نرم‎افزارها

  • Microsoft Windows SharePoint Services
  • Microsoft Office SharePoint Server
  • Microsoft Workflow Foundation
  • Microsoft Exchange Server
  • GN SharePoint Pack
  • Various site templates, feature and web parts

منابع و مراجع

  • Office SharePoint Server Document Management
  • Office SharePoint Server Records Management
  • Managing Enterprise Metadata with Content Types 
  • مدیریت اسناد و مدارک در شیرپوینت 2007
  • Microsoft.Press.Microsoft.Office.SharePoint.Server.2007.Best.Practices.ebook
  • Planning and architecture for Office SharePoint Server

خدمات و موضوعات مرتبط

  • مدیریت اسناد سازمانی
  • مدیریت سوابق سازمانی
  • مدیریت بایگانی و آرشیو الکترونیکی
  • مدیریت محتوای سازمانی آرشیو فنی سازمان و پروژه






گستره‌نگار ©