امروزه اتوماسيون اداري يكي از نيازهاي اصلي سازمانها، موسسات و شركتها است. به شكل روزافزوني مديران علاقهمند ميشوند تا از امكانات آيتي به منظور بهبود اتوماسيون فرآيندهاي خود استفاده كنند و از اين طريق كارايي واحدهاي خود را افزايش دهند. آنها سيستم ايدهآلي را تصور ميكنند كه سازمان كليهي كارهاي روزانهي خود را از طريق آن انجام ميدهد. اما اين سيستم ايدهآلي واقعا چيست؟
شما به اتوماسيون اداري وارد ميشويد و در آنجا فهرستي از كارهاي خود را دريافت ميكنيد. اين كارها ممكن است از جنس نامههايي باشد كه براي شما ارسال شده است، ممكن است وظايف شما در چارچوب فرآيندهاي سازماني باشد و يا ممكن است يك قرار ملاقات و يا حتي يك تماس تلفني باشد.
شما ميتوانيد با كمك سيستم اتوماسيون اداري كارهاي روزانهي خود را انجام دهيد. به نامهها پاسخ دهيد، وظايف خود را انجام داده و نتايج را گزارش كنيد.
همچنين شما ميتوانيد از طريق سيستم اتوماسيون اداري، كارهاي آتي خود و يا همكاران خود را برنامهريزي كنيد. شما ميتوانيد كارهاي هفتهي آينده خود را برنامهريزي كنيدف قرارهاي ملاقات خود را تنظيم كنيد و يا براي همكاران خود وظايف جديدي ايجاد كنيد.
نيازمنديهاي سيستم اتوماسيون اداري
بنا به تعريفي كه از سيستم اتوماسيون اداري ارائه شد، لازم است چنين سيستمي امكانات خاصي را فراهم سازد اين امكانات عبارتند از:
فرمهاي سازماني
براي پيادهسازي فرآيندهاي سازماني طبيعتا لازم است فرمهاي مرتبط با آن پيادهسازي شوند. از اينرو لازم است سيستم اتوماسيون اداري قابليتهاي مناسبي براي ايحاد و مديريت فرمهاي سازماني در اختيار قرار دهد. از طرفي براي نگهداري اطلاعات فرمها لازم است، سيستم بتواند بانك اطلاعاتي منعطفي را ارائه كند تا بتوان اطلاعات فرمها را روي آن ذخيره كرد. به اين ترتيب لازم است سيستم اتوماسيون اداري در ابتدا مدلي براي توسعهي بانك اطلاعاتي داشته باشد كه بتواند در مدلسازي ساختارهاي اطلاعاتي لازم در فرمها بكار برده شود. پس از آن لازم است محيطي براي طراحي فرمها بر اساس اين دادههاي سازماني را ارائه كند. همچنين سيستم بايستي امكانات مناسبي براي تنظيم گزارشهاي لازم را داشته باشد.
مديريت وظايف سازماني
هستهي اصلي سيستم اتوماسيون اداري، مديريت وظايف سازماني است. سيستم بايستي بتواند روش مناسبي جهت ثبت، برنامهرزي، پيگيري و ارجاع كارهاي سازماني را ارائه كند. سيستم بايستي مفهوم كارتابل را به خوبي فراهم سازد تا از طريق آن كاربران بتوانند براحتي كارهاي مربوط به خود را دريافت كرده و از طريق آن گزارش فعاليتهاي انجام شده را ارسال كنند. همچنين سيستم بايستي روش مناسبي براي برنامهريزي كارهاي آتي را در اختيار قرار دهد تا توسط آن پرسنل سازمان بتوانند كارهاي آتي خود و يا ساير همكاران خود را برنامهريزي كنند.
مكاتبات
بخش عمدهاي از فعاليتهاي سازماني از طريق مكاتبات صورت ميگيرد. مكاتبات ممكن است از طريق نامه، فكس، ايميل و يا پيامك صورت بگيرند. لازم است سيستم اتوماسيون اداري بتواند امكانات مناسبي جهت ثبت و پيگيري اين مكاتبات ارائه كند.
مديريت فرآيندها و گردشكارها
هدف اصلي سيستم اتوماسيون اداري، اتوماسيون فرآيندهاي سارماني است. از اينرو لزوم فراهم آوردن امكانات مناسب جهت پيادهسازي فرآيندهاي سازماني از الزامات اصلي سيستم محسوب ميشود. امكان تعريف گردشكارها و مديريت آنها بر اساس فرمهاي سازماني نيازمندي اصلي سيستمهاي اتوماسيون اداري محسوب ميشود.
ساختار سازماني
طبيعتا پيادهسازي سيستم اتوماسيون اداري بدون توجه به ساختار سازماني و نقش افراد در اين ساختار امكانپذير نخواهد بود. به اين ترتيب لازم است سيستم روش مناسبي براي معرفي و مديريت ساختار سازماني را معرفي كند.
اتصال با ساير سيستمها
براي آنكه پرسنل سازمان بتوانند به شكل موفقيت آميزي از امكانات سيستم اتوماسيون اداري در راستاي انجام كارهاي خود بهرهمند شوند لازم است اين سيستم امكانات مناسبي جهت اتصال و برقراري ارتباط با ساير سيستمهاي سازماني را فراهم سازد. به خصوص سيستم اتوماسيون اداري بايستي بتواند امكانات مناسبي جهت توسعهي ابزارهاي لازم براي اين اتصال را فراهم كند. سيستم بايستي سرويسهاي منابسي جهت برنامهسازي، همگامسازي، را فراهم كند. همچنين سيستم بايستي انواع رويدادهاي سيستمي را جهت پردازشهاي بعدي پشتيباني كند.
اتصال با پورتال سازماني
از جمله نيازمنديهاي اصلي اتصال با ساير سيستمها، نياز اتصال سيستم اتوماسيون اداري با پورتال سازماني است. اتصال اتوماسيون اداري با پورتال سازماني به عنوان ابزاري كه ارتباط بين كاربران و سيستمهاي عملياتي را تسهيل ميكند اجتنابناپذير خواهد بود. از اينرو سيستم اتوماسيون اداري بايتسي بتواند اتصالهاي مناسبي با ابزارهاي متداول توسعهي پورتالهاي سازماني تظير مايكروسافت شيرپوينت فراهم كند.
امكانات مايكروسافت سيآرام در خصوص سيستم اتوماسيون اداري
با توجه به امكاناتي كه لازم است يك سيستم اتوماسيون اداري داشته باشد، در اين بخش چگونگي فراهم آوردن اين امكانات در مايكروسافت سيآرام بررسي ميشود. اين امكانات عبارتند از:
1. مكاتبات: امكان ثبت مكاتبات به عنوان نوعي از قعاليتها از امكانات اوليهي مايكروسافت سيآرام است. جداي از امكان ثبت انواع مكاتبات نظير نامه، فكس و ايميل سيآرام با ارائهي مفاهيمي نظير "اشخاص" و "شركتها" امكان ثبت مكاتبات در پروندهي اشخاص و سازمانها را فراهم ميكند. همچنين سيآرام مفاهيمي نظير ارجاع مكاتبات را به خوبي پشتيباني ميكند.
2. مديريت وطايف سازماني: مايكروسافت سيآرام به خوبي مفاهيم ثبت، برنامهريزي و ارجاع وظايف سازماني را پوشش ميدهد. كاربران ميتوانند فعاليتهايي از جنس وظيفه، قرار ملاقات، تماس تلفني، نامه و... را ايجاد و برنامهريزي كنند. همچنين اشخاص از طريق كارتابل خود ميتوانند وظايف خود را دريافت كنند.
3. فرمهاي سازماني: امكانات سفارشيسازي در مايكروسافت سيآرام به خوبي امكان ايجاد موجوديتهاي جديد اطلاعاتي و همچنين ايجاد فرمهاي سازماني بر اساس اين موجوديتها را ارائه ميكند. بر اساس اين مدل اطلاعاتي كاربران ميتوانند انواع فرمهاي سازماني را ايجاد و مديريت كنند.
4. مديريت گردشكارها: مايكروسافت سيآرام بر اساس موتور گردشكار مايكروسافت (Workflow Foundation) ميتواند براي پيادهسازي گردشكارها بكار برده شود. امكانات مايكروسافت سيآرام در زمينهي ايجاد و مديريت گردشكارها پيادهسازي كامل فرآيندهاي سازماني را ممكن ميسازد.
5. ساختار سازماني: مايكروسافت سيآرام تمامي امكانات لازم براي معرفي واحدهاي سازماني، نقشهاي سازماني و تنظيمهاي امنيتي مربوطه را فراهم ميكند.
6. اتصال به ساير سيستمها: مايكروسافت سيآرام داراي مدل و ابزار كاملي براي توسعه است. اين ابزار ميتواند براي اتصال اين سيستم به ساير سيستمهاي سازماني مورد استفاده قرار گيرد.
علاوه بر اين امكانات ساير ويژگيها و امكانات مايكروسافت سيآرام ميتواند در توسعهي سيستمهاي اتوماسيون اداري مورد استفاده قرار گيرد. اين امكانات عبارتند از:
1. اتصال با اكتيو دايركتوري: اتصال با اكتيو دايركتوري مديريت كاربران در سيستم را بسيار ساده و متمركز ميكند.
2. اتصال با شيرپوينت: اتصال سيآرام و شيرپوينت امكانات منحصر به فردي در جهت ارتقاء امكانات سيست اتوماسيون اداري بر اساس امكانات شيرپوينت فراهم ميسازد.
3. اتصال با كاميونيكيشن سرور: از طريق اتصال با كاميونيكشين سرور، امكانات منحصر به فردي نظير استفاده از امكانات تلفني در سيستم اتوماسيون اداري فراهم ميشود.
4. اتصال با اوتلوك: از طريق اتصال با اوتلوك كاربران ميتوانند از تمامي ويژگيهاي رابط كاربر اوتلوك در ارتباط با سيستم اتوماسيون اداري بهرهمند شوند.
5. مديريت ارتباط با مشتريان: به هرحال مايكروسافت سيآرام يك سيستم مديريت ارتباط با مشتريان است، به اين ترتيب ميتواند علاوه بر سيستم اتوماسيون اداري كاربردهاي تخصصي در بخشهاي بازاريابي، فروش و خدمات را ارائه كند.
6. موجوديتهاي از پيشتعريف شده: مجموعهاي از موجوديتهاي از پيش تعريف شده نظير "اشخاص، شركتها، كالا، سفارش، پيشفاكتور و دهها مورد ديگر ميتواند توسعهي سيستمهاي اتوماسيون را تسريع كند.